Flexibeler gebruik van de BZ‑creditcard

Werken bij ons ministerie betekent opereren in een internationale omgeving, waar collega’s wereldwijd regelmatig te maken krijgen met uiteenlopende kosten. Denk aan representatiekosten, hotelreserveringen of andere betalingen die nodig zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering van een post. Hoe zorgen we ervoor dat de kaders en werkwijze van de BZ-creditkaart beter aansluiten bij de realiteit van ons werk, bijvoorbeeld in crisissituaties?

Met FEZ-collega’s Xiu Xiu Huang, Sybrand de Groes en FSO-collega Carlos Martinez Montenegro gaan we in op het afgelopen jaar. Wat zijn de nieuwe regels, hoe kwam het achterliggende onderzoek tot stand en wat betekent deze verandering precies voor onze collega’s op de posten.

Ontregelen voor de posten

Een belangrijke winst is dat het nu veel duidelijker is wie een BZ-creditkaart mag aanvragen: uitsluitend medewerkers die volgens de vastgestelde competentietabel bevoegd zijn om producten en diensten aan te schaffen voor de bedrijfsvoering. Met deze nieuwe regels kan de creditcard voortaan ook worden ingezet voor hotel‑ en restaurantreserveringen, recepties en evenementen, en representatie door leidinggevenden. Hierdoor hoeven collega’s niet langer grote bedragen voor te schieten, waardoor de privésituatie niet wordt belast.

Naast het verruimen van het gebruik van de creditkaart, zijn ook de spelregels vernieuwd. Met aangepaste richtlijnen, makkelijk te vinden op BZelf, hebben medewerkers nu de juiste handvatten voor ontvangst, gebruik en administratie.

Eenvoudiger FSO-proces

Niet alleen in het gebruik, maar ook aan de administratieve kant zijn diverse verbeteringen doorgevoerd. Zo is er een nieuw voorblad ontwikkeld voor de verwerking van creditcarduitgaven. Hierdoor hoeft de post niet meer op elke afzonderlijke factuur een goedkeuring te noteren.

Deze aanpassing vereenvoudigt het rapportageproces rondom creditcardgebruik aanzienlijk en draagt bij aan meer transparantie in de financiële afhandeling. Tegelijkertijd kan FSO de uitgaven nauwkeuriger verwerken, terwijl kaarthouders merken dat hun administratieve belasting afneemt.

Waarom ruimere creditcardregels bij BZ nodig zijn

De kaders bepaalden dat de creditcard uitsluitend mocht worden ingezet voor uitgaven die niet via een factuur betaald konden worden. Voor representatiekosten gold bovendien een strikte beperking: deze mochten alleen achteraf worden gedeclareerd. Hierdoor moesten medewerkers vaak hoge bedragen voorschieten, die pas later gedeclareerd konden worden. Verschillende posten signaleerden dat deze werkwijze te weinig flexibiliteit bood en dat er behoefte was aan praktische oplossingen die beter aansluiten bij de realiteit van het werk.

Daarom onderzocht een werkgroep, bestaande uit de Directie Financieel Economische Zaken (FEZ), Hoofddirectie Personeel en Organisatie (HDPO), Hoofddirectie Postennet (HDPN) en de Financiële Service Organisatie (FSO), hoe de creditcardregels verruimd en verduidelijkt konden worden. Samen zorgde de werkgroep voor een breed gedragen voorstel dat rekening houdt met zowel de praktijk op de posten als de Rijksbrede wet- en regelgeving, ‘Iets waar we ons strikt aan moeten houden,’ aldus Sybrand.

Creditcards bij BZ: tussen regels en realiteit

Directie FEZ trok het onderzoek: er werd niet alleen gekeken naar historische praktijkgegevens en bestaande contractuele bepalingen, maar juist ook naar de ervaringen van de posten wereldwijd. Met een helder uitgangspunt: de Regeling financieel beheer van het Rijk schrijft voor dat een creditcard alleen mag worden gebruikt wanneer andere betaalwijzen niet mogelijk zijn. ‘Toch bleek er ruimte om de inzet te verruimen, mits die strikt wordt beperkt tot zakelijke uitgaven’, vertelt Xiu Xiu. ‘Een ontzettende opluchting’, maar het traject verliep niet zonder hobbels.

Discussies over de balans tussen flexibiliteit en beheersbaarheid en de vraag hoe misbruik kan worden voorkomen, keerden regelmatig terug. Tegelijkertijd zagen we dat het traject ook veel positiefs opleverde: intensieve samenwerking tussen verschillende directies en aanbevelingen die direct aansluiten op de dagelijkse praktijk en crisissituaties. De zorgen over extra administratieve lasten en de risico’s van een ruimere inzet van de creditkaart  bleven bestaan.