Van idee tot nieuwe post: het verhaal achter Vilnius

Hoe verhuis je een complete ambassade naar een nieuwe locatie—van de eerste tekenen van ruimtegebrek tot de feestelijke opening? Voor collega’s binnen de directie Huisvesting en Facilitair (DHF) is dit project in Vilnius een inspirerend voorbeeld van hoe je met slimme keuzes, intensieve samenwerking en creatieve oplossingen enorme stappen kunt zetten.

Regiocoördinator Arno Daamen begeleidde het proces van begin tot eind. Een uitzonderlijke situatie, maar daardoor des te leerzamer: dit project laat haarscherp zien hoe wij wereldwijd bijdragen aan toekomstbestendige, veilige en duurzame huisvesting. Wat komt daar allemaal bij kijken, wie zijn erbij betrokken en waarom duurde dit traject precies twee jaar? Samen met regiocoördinator Arno Daamen, interieurarchitect Sander Haan en adviseur veiligheid Ton Brok, kijken we terug op een bijzonder project.

Een groeiende ambassade en een urgente uitdaging

De aanleiding voor de verhuizing in Vilnius was helder: door toenemende geopolitieke spanningen in de oostflank van Europa en de komst van extra medewerkers—waaronder collega’s van andere ministeries—werd de locatie te klein. Bovendien mocht lokale staf vanwege aangescherpte informatiebeveiliging niet langer thuiswerken, waardoor álle werkplekken op de ambassade moesten komen. ‘Het was simpelweg niet meer houdbaar. Er móest iets gebeuren’, vertelt Arno.

Als regiocoördinator is Arno normaal gesproken het startpunt: signalen ophalen, problemen duiden en analyseren welke oplossingen realistisch zijn. Dit keer liep het anders. Door omstandigheden bleef de functie van projectmanager lange tijd vacant, waardoor Arno het hele traject—van businesscase tot realisatie—zelf afrondde. ‘Dat is super uitzonderlijk’, zegt hij. ‘Desondanks verliep het proces door een sterke lokale partner en duidelijke deadlines heel soepel.’

Van probleem naar plan: een verhuizing begint met een scherpe businesscase

Elke verhuizing start met een fundamentele vraag: Wat hebben we écht nodig? Arno: ‘We rekenen standaard twee jaar voor een complete verplaatsing. Het begint met goed luisteren naar wat een post doet en welke functionele ruimte daarbij hoort.’ De businesscase vergelijkt mogelijke locaties, toetst ze aan de huisvestingspijlers—duurzaam, doelmatig, veilig en toekomstbestendig—en dicteert welke optie het beste aansluit bij de behoeften van nu én de komende vijftien jaar.

In Vilnius bleek uitbreiden in het oude gebouw mogelijk, maar kostbaar. Een nieuw duurzaam kantoorpand twee straten verderop bleek niet alleen praktischer, maar ook financieel aantrekkelijk: door lagere huur zou de investering binnen tien jaar worden terugverdiend. ‘Dat gaf meteen draagvlak. Dit was slim én toekomstvast’, aldus Arno. Daarna volgt de ontwerpfase: tekeningen, functionaliteit, veiligheid, routing, werkplekken en natuurlijk de uitstraling. Sander Haan speelde daarin een centrale rol. ‘Hij brengt logica en creativiteit samen.’

Veiligheid als onzichtbare rode draad

‘Een ambassade moet prettig werken, maar boven alles veilig zijn’, voegt beveiligingsadviseur Ton Brok toe. Ton speelde hierin een sleutelrol.  ‘Voor elke stad waar wij een ambassade hebben, ontvangen we een dreigingsanalyse. Voor mij vormt dit rapport het uitgangspunt om te bepalen welke beveiligingsmaatregelen nodig en passend zijn. Vanuit mijn rol binnen het team bewaak ik dat deze maatregelen correct terugkomen in alle daaropvolgende versies van het ontwerp en ook conform de geldende standaarden worden opgeleverd.’

Sander en Ton werkten nauw samen om de juiste balans te vinden tussen menselijkheid en beveiliging. Soms betekende dat creatieve puzzels: deuren die toch binnen een beveiligingszone moesten vallen, routing die aangepast moest worden, of een vergaderruimte die alvast voorbereid moest zijn op een mogelijke uitbreiding van Defensie.

‘Beveiliging bepaalt waar de harde schil ligt; interieur bepaalt hoe het voelt. Je hebt ze allebei nodig’, legt Arno uit. Het resultaat is een kantoor dat licht, logisch en open voelt—zonder dat je ziet hoeveel beveiligingslagen erachter schuilgaan.

Ook duurzaamheid speelde een rol: het gebouw zelf is ontworpen om een BREEAM Excellent-certificering (dé standaard voor duurzaam bouwen en vastgoedbeheer) te behalen. ‘Een perfect voorbeeld van onze "Walk our Talk"-ambitie,’ zegt Arno.

Een ambassade die klopt—en een project om trots op te zijn

Met de verhuizing in Vilnius staat er nu een ambassade die klaar is voor de komende vijftien jaar: duurzaam, veilig, doelmatig en toekomstbestendig. Maar bovenal is het een plek waar collega’s prettig kunnen werken, elkaar ontmoeten en gasten professioneel ontvangen. ‘Ik ben er supertrots op’, zegt Arno. ‘Omdat het resultaat voortkomt uit hecht teamwerk.’

En dat resultaat is meer dan alleen de optelsom van de afzonderlijke disciplines—zoals Sander met zijn ontwerp, Ton met zijn veiligheidsvraagstukken, en de collega’s van installatietechniek, kunstzaken en logistieke ondersteuning. Door professionele en collegiale samenwerking is dit project binnen tijd en budget gerealiseerd, met een fraai én functioneel eindresultaat.

Naast het interne teamwerk binnen DHF en de Haagse bedrijfsvoeringsdirecties was ook de samenwerking met de ambassade van groot belang. Zij leverden input en feedback tijdens de ontwerpfase en boden in de uitvoeringsfase allerlei hand- en spandiensten. Dit project laat zien hoe krachtig onze rol als bedrijfsvoering is: we maken wereldwijd het verschil door slimme keuzes, vakmanschap en samenwerking.