Global Personnel System
Eén handzaam systeem voor personeels-en salarisadministratie
3W ontwikkelt op dit moment samen met HDPO en IDI een personeels- en salarissysteem voor lokale collega’s op de post. Het nieuwe systeem genaamd: Global Personnel System (GPS) wordt dit jaar op alle posten gefaseerd geïmplementeerd. Nu verloopt die personeels- en salarisadministratie nog via verschillende systemen en processen. Met GPS komt dit samen in één systeem. GPS ging afgelopen jaar al live op de post in Wenen, waar lokale collega’s daar nu zelf verlof, overuren en andere vergoedingen registeren. Ook kunnen zij zelf het werkrooster aanpassen en personeelsgegevens wijzigen.
Marjon van Oosterom, proceseigenaar Personeelsadministratie van het cluster Lokale Medewerkers bij 3W, is al vanaf het begin betrokken bij het project GPS. ‘Met mijn werkervaring op posten en bij het cluster Lokale Medewerkers (LM) kan ik me goed inleven in de behoefte van de lokale medewerkers, de Operationeel Manager en de leiding van de post.’ Marjan Herscheit, Operationeel Manager (OM) op de post in Wenen, is blij met de komst van GPS. ‘GPS draagt bij aan de one-teamgedachte waarmee iedere collega, zowel uitgezonden als lokaal, dezelfde verantwoordelijkheden krijgt.’
Beeld: © BZ / Josje Deekens
Marjan Herscheit, Operationeel Manager op de post in Wenen, Oostenrijk
GPS zorgt voor efficiënte personeel-en salarisadministratie
‘GPS is goed te vergelijken met P-Direkt, het personeels-en salarisadministratiesysteem voor Rijksambtenaren. Het GPS-systeem omvat processen die voorheen in stukjes waren opgeknipt. De personeels- en salarisadministratie, het persoonsdossier, ziekteverzuim en nog veel meer zitten nu in één handzaam systeem’, vertelt Marjan. Het systeem is zowel bestemd voor lokale collega’s, managers en de OM op de post. ‘GPS is er ook als mobiele app. Lokale collega’s kunnen dus nu thuis vanaf de bank registraties en mutaties doorvoeren’, vult Marjon aan.
Marjan: ‘Ik merk vooral dat GPS veel tijd bespaart. Voorheen was ik iedere maand bezig met invullen van Excelsheets en mutaties in verschillende applicaties om de personeels-en salarisadministratie van onze lokale medewerkers te verzorgen. Dat kostte veel tijd. Nu met GPS is dat gelukkig geautomatiseerd en gaat de administratie veel vloeiender. Ik verwacht dat zeker de grote posten daarom ook erg blij zullen zijn met de komst van GPS.’
“GPS draagt bij aan de one-teamgedachte waarmee iedere collega, zowel uitgezonden als lokaal, dezelfde verantwoordelijkheden krijgt.” - Marjan Herscheit
Samenwerken aan GPS
GPS is een groot project dat is opgestart in 2022 en kent daarmee verschillende belangen en meerdere stakeholders. Er wordt dan ook veel samengewerkt met andere directies binnen BZ en met de clusters binnen 3W. ‘Ik ben totaal niet technisch. Wanneer ik iets leuks bedenk dat nuttig kan zijn voor lokale collega’s, is het heel fijn dat mijn collega’s van Informatie Management (IM) direct meedenken in oplossingen en met waardevolle aanvullingen en verbeteringen komen. Niet alleen de collega’s op de posten werken als gebruiker met GPS. Wij bij 3W verwerken personeels-en salarisadministratie, maar ook FSO en HDPO hebben een belangrijk aandeel in GPS’, aldus Marjon. Zo wordt op dit moment GPS aangevuld met de gesprekscyclus. Om dit in het systeem in te bouwen, werken collega’s van 3W en HDPO nauw samen.
Beeld: © BZ / Josje Deekens
Marjon van Oosterom, proceseigenaar Personeelsadministratie van het cluster Lokale Medewerkers bij 3W
De puzzel is gelegd
‘Vanuit verschillende rollen en perspectieven heb ik samen met mijn collega’s nagedacht om het GPS-systeem zo efficiënt mogelijk in te richten. Dit was nogal een uitdaging. We hebben namelijk te maken met veel randvoorwaarden en eisen, zoals wet- en regelgeving (LSR) van BZ, maar ook de lokale regelgeving van alle 116 landen’, geeft Marjon aan.
Tijdens het bouwen van GPS heeft 3W met verschillende partijen gesproken om wensen en behoeftes op te halen. ‘We hebben posten betrokken om te klankborden zoals de post in Washington, maar ook met Marjan in Wenen, om inzicht te krijgen in hoe posten met de verschillende processen omgaan. Dat maakte het ontwikkelingsproces soms complex, maar wel effectief. Zo hebben we kritisch naar de processen gekeken. We hebben daarbij de one-team gedachte als uitgangspunt genomen. Dus geen tussenkomst van de manager meer bij verlofregistratie en geen losse templates meer, maar alles geïntegreerd in één systeem.
Net zoals dat voor een uitgezonden collega is’, vertelt Marjon. Marjan: ‘De lokale collega krijgt met de komst van GPS meer regie over de salaris-, declaratie en verlofregistratie.’
“GPS is niet alleen een nieuw systeem, maar ook een nieuwe manier van werken, waarbij medewerkers meer verantwoordelijkheid krijgen. We leggen de rol echt terug bij de medewerker. Er is geen actieve goedkeuring meer nodig" - Marjon van Oosterom
Implementatie van GPS in Wenen
Afgelopen september reisden collega’s van 3W samen met collega’s van HDPO en IDI naar Wenen om GPS te implementeren. De implementatie bestond uit een korte introductie over GPS, gevolgd door trainingen per rol en functie. Gebruikers van GPS konden op voorhand ook een e-learning volgen. ‘We werden warm ontvangen in Wenen door onze oud-3W-collega Marjan en de andere collega’s op de post. Dat was erg leuk,’ vertelt Marjon. ‘3W had ons goed voorbereid op de implementatie. We kregen vooraf duidelijke informatie en mochten zelf meedenken over de planning van de week. Dat was heel prettig,’ vult Marjan aan. Marjon: ‘Wenen is de eerste post waar we GPS hebben geïmplementeerd. We vinden het belangrijk dat collega’s daar kritisch zijn op zowel de implementatie als het systeem zelf, zodat we waardevolle lessons learnt kunnen meenemen. Met die input kunnen we GPS verder verbeteren en de volgende implementaties wereldwijd soepel laten verlopen’.
De implementatie in Wenen is inmiddels afgerond. Er zijn geen openstaande punten meer, al lopen we af en toe nog tegen kleine zaken aan. In dat geval is er snel contact met 3W. Marjan: ‘Het is fijn dat 3W ons ondersteunt, zowel inhoudelijk als technisch. Ze denken actief mee over oplossingen.’ ‘Lokale medewerkers reageren positief op GPS, ’zegt Marjan. ‘De één werkt er wat actiever mee dan de ander, en ik krijg weinig vragen van de lokale medewerkers. Het is een heel intuïtief systeem en na een korte training kun je er gelijk mee aan de slag. Zelf, als OM, vind ik GPS heel prettig. De tegels in het systeem zijn duidelijk en via de zoekfunctie vind ik direct de juiste medewerker voor de personeels- en salarisadministratie. Met één klik kan ik snel iets opzoeken’.
Marjon: GPS is niet alleen een nieuw systeem, maar ook een nieuwe manier van werken, waarbij medewerkers meer verantwoordelijkheid krijgen. We leggen de rol echt terug bij de medewerker. Er is geen actieve goedkeuring meer nodig’. ‘Soms vragen medewerkers nog of ik hun verlof kan goedkeuren’, glimlacht Marjan. ‘Dat is nog even wennen, maar hoeft dus niet meer, het draait om vertrouwen’. Ook de Ambassadeur in Wenen, Peter Potman, is opgeleid om met GPS te werken. ‘GPS is een fijne aanwinst voor zowel het management als de lokale medewerkers. We zijn trots dat wij de primeur hebben als de eerste post waar GPS live is; de lokale collega’s zijn er super enthousiast over,’ aldus Peter.
Verdere implementatie van GPS
Nu GPS officieel live is in Wenen worden de voorbereidingen van de volgende implementatie gestart. Begin dit jaar beginnen we met de uitrol van GPS in de regio Verenigde Staten van Amerika. ‘GPS is heel fijn voor de post, kijk er vooral niet tegenop, maar kijk er juist naar uit’, vertelt Marjan. Op BZelf is heel veel informatie over GPS te vinden. Ook vind je handige handleidingen om met GPS aan de slag te gaan. Nog geen goed beeld over wat GPS nou is? Kijk dan het filmpje dat in één minuut duidelijk uitlegt wat GPS is en waar het mee helpt,’ vult Marjon aan.